El mundo laboral actual se encuentra en constante evolución. Una evolución encaminada a la globalización en la que, en muchos sectores, los viajes de negocios están cada vez más presentes siendo parte fundamental del día a día. Por ello, es tan importante conocer algunos consejos para viajar por trabajo sin contratiempos.
El auge del teletrabajo es el principal motivo por el que los trabajadores deben compaginar los viajes con sus funciones laborales diarias, ya sea para asistir a reuniones, congresos, establecer relaciones comerciales o simplemente para acudir de forma puntual al puesto de trabajo.
Este contexto ofrece diferentes ventajas. Pero también puede suponer un foco de estrés a la vez que un gran desafío, sobre todo, si no se está acostumbrado a viajar regularmente. Para paliar, en la medida de lo posible, inconvenientes como resultado de dicha situación, existen consejos que los trabajadores pueden seguir. Sin una planificación adecuada, estos desplazamientos pueden generar diferentes dificultades.
Nueve consejos que puedes aplicar antes de tu viaje de negocios
Primer consejo antes de un viaje de negocios: planificación anticipada
Uno de los mayores errores al viajar por trabajo es dejar la organización para el último momento. Una planificación eficiente es fundamental para minimizar riesgos y optimizar tiempos.
Reservar con antelación: Siempre que sea posible, es recomendable gestionar vuelos, alojamiento y transporte con suficiente margen. Esto permitirá acceder a mejores tarifas y opciones más cómodas.
Consultar la agenda del viaje: Antes de partir, es esencial revisar las reuniones, eventos o actividades programadas para organizar los desplazamientos de manera eficiente.
Elaborar un itinerario: Tener a mano un documento con vuelos, direcciones, reservas y contactos clave facilitará la movilidad y reducirá la posibilidad de olvidos o imprevistos.
Segundo consejo antes de un viaje de negocios: Consultar fuentes oficiales
Aunque parezca obvio, es imprescindible recurrir siempre a fuentes oficiales para planificar y organizar el viaje. Este ejercicio aporta seguridad y fiabilidad en cuanto a evitar fraudes y problemas. Internet está repleto de promesas llamativas pero vacías que, a la hora de la verdad, pueden salir muy caras.
Documentación en regla: Antes de viajar, es necesario comprobar que el pasaporte, visados y permisos requeridos estén en orden. Dependiendo del destino, podrían ser necesarios otros documentos como seguros de viaje o certificados de vacunación.
Consultar fuentes confiables: Para conocer restricciones de entrada, regulaciones sanitarias o recomendaciones de seguridad, lo mejor es acudir a organismos oficiales como el Ministerio de Asuntos Exteriores o embajadas.
Verificar reservas: Asegurarse de que las reservas de vuelos y alojamiento estén confirmadas evitará sorpresas desagradables a la llegada.
Tercer consejo antes de un viaje corporativo: Viajar ligero pero preparado
En un viaje de negocios no es recomendable llevar una maleta muy pesada. Lo ideal es meter todo lo necesario para las actividades planeadas durante el desplazamiento en una maleta de mano. Además de ser más cómodo y ágil para moverse, esto ahorrará tiempo en el aeropuerto al no tener que facturar, además de reducir el riesgo de pérdida de equipaje.
Por su parte, es recomendable llevar prendas versátiles y apropiadas para las reuniones o eventos a los que se asistirá. Un atuendo formal y otro más cómodo para los momentos de descanso pueden ser suficientes. También puede ayudar en diferentes casos el contar con artículos imprescindibles como: Adaptadores de enchufe, cargadores, una batería externa para el móvil, tarjetas de presentación y una libreta son elementos básicos en cualquier viaje de negocios.
Cuarto consejo antes de un viaje de negocios: Información sobre la aerolínea
Cada aerolínea tiene normativas específicas sobre equipaje, cancelaciones y cambios de vuelo. Antes de viajar, es importante informarse sobre:
- Dimensiones y peso permitido para el equipaje.
- Condiciones de cancelación y reprogramación de vuelos.
- Política sobre cambios de última hora.
- Servicios adicionales, como salas VIP o embarque prioritario.
- Revisar esta información con antelación puede evitar costes inesperados y complicaciones en el aeropuerto.
Quinto consejo antes de un viaje de empresa: Conocer tus derechos como pasajero
Más allá de que cada compañía tenga sus normas, existen una serie de derechos que todas ellas deben respetar. Conocer e informarse sobre estos derechos y saber cómo actuar en caso de que se vulneren es clave para solventar dichas situaciones. Los retrasos, cancelaciones y overbooking suelen ser los casos más comunes de reclamación, pues bien, según el Reglamento 261/2004 de la UE, las compañías deben ofrecer información, asistencia y compensaciones económicas en los citados casos. Además, algunas empresas incluyen seguros para empleados en desplazamientos. Si no es el caso, contratar un seguro puede ser una opción recomendable.
Sexto consejo antes de un viaje de negocios: Conectividad y herramientas digitales
En un viaje de trabajo, mantenerse conectado es esencial para continuar con las tareas diarias y coordinarse con el equipo. Si el destino es extranjero, es recomendable verificar las tarifas de roaming o adquirir una SIM local para evitar costes elevados. Además, contar con aplicaciones con mapas integrados, traductores, plataformas de reuniones virtuales y gestores de itinerarios puede facilitar la experiencia del viajero. También es importante evitar conectarse a redes Wi-Fi públicas sin protección para prevenir riesgos de ciberseguridad.
Séptimo consejo antes de un viaje corporativo: Conocer la cultura y las normas locales
Es importante conocer la cultura y las normas locales, ya que cada país tiene costumbres y reglas específicas que pueden influir en la experiencia del viaje. Investigar sobre el destino, como los horarios laborales, las costumbres en reuniones o las normas de etiqueta, facilitará la interacción con clientes o socios.
Respetar las normas locales es esencial, ya que en algunos países el código de vestimenta, el uso del lenguaje o incluso los gestos pueden tener connotaciones distintas a las de origen. Aprender algunas frases básicas en el idioma local también puede ser de gran ayuda y demostrar interés por la cultura del lugar.
Octavo consejo antes de un viaje corporativo: Gestión del tiempo y descanso
La gestión del tiempo y el descanso es clave para que viajar por trabajo no sea agotador. Dormir lo suficiente y adaptarse a la zona horaria ayudará a mejorar la productividad. Es importante gestionar bien los tiempos de traslado, considerando el tráfico, distancias y posibles retrasos para evitar llegar tarde a reuniones o eventos. Además, incluir momentos de desconexión, como reservar tiempo para conocer la ciudad o relajarse, contribuirá a mantener el equilibrio entre trabajo y bienestar.
Noveno consejo antes de un viaje de negocios: Aprender de la experiencia
Cada viaje de negocios es una oportunidad para mejorar la organización y la eficiencia en futuros desplazamientos. Tomar notas sobre lo que ha funcionado y lo que se podría mejorar ayudará a perfeccionar la planificación en el futuro.
En definitiva, viajar por trabajo sin contratiempos es posible con una buena preparación, un uso inteligente de la tecnología y una actitud proactiva. Siguiendo estos consejos, cualquier desplazamiento profesional puede convertirse en una experiencia enriquecedora y productiva.
En BCD Travel, entendemos lo importante que es gestionar tus viajes corporativos de manera eficiente y sin contratiempos. Con nuestra experiencia y enfoque en el servicio personalizado, nos aseguramos de que cada aspecto de tu viaje esté cuidado, desde la planificación hasta la ejecución. Puedes confiar en nosotros para optimizar tus tiempos, respetar tu bienestar y garantizar una experiencia sin complicaciones, permitiéndote enfocarte en lo que realmente importa: tu trabajo y tus objetivos.