El business travel está cambiando. Las tarifas aéreas, la capacidad de las compañías, los modelos de distribución, las expectativas de los viajeros y las necesidades de las empresas evolucionan a un ritmo que obliga a revisar cómo se diseñan y gestionan los programas de viajes. La cuestión es si tu programa de viajes corporativo está preparado para cambiar con ellas.
En este contexto, contar con buenas condiciones negociadas sigue siendo importante, pero ya no es suficiente. Un programa de viajes necesita capacidad para adaptarse a las circunstancias, aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado y tomar decisiones basadas en información. Porque cuando el entorno cambia, también debe poder hacerlo la estrategia.
Más allá del descuento: buscar el valor real
El precio sigue siendo uno de los grandes focos de cualquier programa de viajes corporativo. Sin embargo, medir el resultado únicamente a través del descuento negociado puede ofrecer una visión demasiado limitada.
Una tarifa con un 15 % de descuento puede parecer una buena oportunidad sobre el papel. Pero si los viajeros no tienen acceso habitual a ella, la compañía aérea no cubre los principales destinos de la organización o los empleados terminan reservando con otros proveedores, el ahorro real puede ser muy inferior al esperado.
Por eso, el valor de un acuerdo debe analizarse desde una perspectiva más amplia. ¿Los viajeros utilizan las tarifas negociadas? ¿La compañía responde a las necesidades de la organización? ¿El acuerdo genera ahorros reales frente a las alternativas disponibles en el mercado? ¿Se está produciendo una adopción suficiente de los proveedores preferentes? La respuesta a estas preguntas permite pasar de una visión basada únicamente en el precio a otra centrada en el valor que realmente genera el programa.
Y este enfoque adquiere todavía más importancia en un mercado en el que las tarifas aéreas están sometidas a diferentes presiones. Las decisiones sobre capacidad, los costes operativos, el precio del combustible o las inversiones relacionadas con la sostenibilidad pueden influir en su evolución. No todos estos factores están bajo el control de una empresa, pero sí lo está la forma en que responde a ellos.
Cuando el mercado cambia, la estrategia también
Un programa de viajes corporativo no puede diseñarse pensando que las condiciones de hoy serán las mismas que mañana. Por ejemplo, las compañías aéreas pueden modificar su capacidad y sus rutas, los precios pueden evolucionar, los viajeros pueden cambiar sus hábitos y las necesidades del negocio pueden llevar a una organización hacia nuevos destinos o mercados. Por eso, revisar el programa únicamente en momentos puntuales puede no ser suficiente. Esto no significa reaccionar ante cada movimiento del mercado. Significa disponer de información para detectar cuándo las circunstancias han cambiado y valorar si es necesario actuar.
El seguimiento continuo del rendimiento de los acuerdos, la evolución de las tarifas y los patrones de comportamiento de los viajeros permite identificar oportunidades que podrían pasar desapercibidas en una revisión puntual. También ayuda a detectar cuándo una estrategia que funcionaba hace unos meses necesita ajustarse. Esta visión basada en datos es cada vez más importante para los travel managers. Disponer de información no es suficiente: el verdadero valor está en convertirla en decisiones y acciones que mejoren el rendimiento del programa.
Flexibilidad sin perder el control
Adaptarse no significa renunciar a una estructura. De hecho, uno de los grandes retos de un programa de viajes corporativo es encontrar el equilibrio entre flexibilidad, consistencia y control. Aquí cobra importancia el concepto de open by design. Frente a modelos más cerrados, un enfoque abierto permite a las organizaciones elegir la tecnología, los contenidos y los partners que mejor responden a sus necesidades, así como incorporar nuevas soluciones a medida que estas evolucionan.
La ventaja no está únicamente en tener más opciones. Está en poder construir un programa que responda a las particularidades de cada organización y que pueda evolucionar con ella. Esto resulta especialmente relevante para compañías con operaciones internacionales, diferentes perfiles de viajeros o necesidades que cambian según los mercados. Un modelo único puede simplificar la gestión, pero no necesariamente ofrece la flexibilidad necesaria para responder a todas esas realidades.
Tecnología para hacer posible la adaptación
Para que esa flexibilidad sea realmente útil, necesita estar respaldada por una arquitectura tecnológica capaz de conectar diferentes elementos del programa. La tecnología no debería ser el objetivo. Su valor está en lo que permite hacer: integrar diferentes fuentes de contenido, soluciones y proveedores; disponer de información actualizada; facilitar la experiencia del viajero y ofrecer a los responsables del programa una visión más completa de lo que está ocurriendo.
En BCD entendemos la tecnología como una herramienta para hacer posible esa flexibilidad. Una arquitectura capaz de integrar diferentes fuentes de contenido, soluciones y proveedores permite construir programas más adaptables y responder a las necesidades específicas de cada organización.
Y esa capacidad de integración resulta especialmente relevante cuando el objetivo es convertir los datos en decisiones. Conocer qué proveedores utilizan los viajeros, cómo evolucionan las tarifas, dónde se producen desviaciones respecto a la política o qué oportunidades existen para optimizar el gasto permite actuar con mayor precisión.
Porque disponer de más tecnología no significa necesariamente gestionar mejor. Lo importante es que la tecnología ayude a conectar la información, simplificar la gestión y tomar decisiones cuando realmente sea necesario.
Lo que sí podemos controlar
Hay factores que ningún travel manager puede cambiar: el precio del combustible, las decisiones de las aerolíneas sobre sus rutas y capacidad o determinados acontecimientos económicos y geopolíticos. Pero sí existen muchas variables sobre las que una organización puede actuar.
La anticipación en las reservas, el cumplimiento de la política de viajes, la elección de alternativas cuando sean adecuadas o la concentración de la demanda son algunos ejemplos. También lo es la forma en que se comunica el programa y se consigue que los viajeros conozcan y utilicen las opciones disponibles.
Pequeños cambios en el comportamiento pueden tener un impacto relevante cuando se aplican a un volumen elevado de viajes. Por eso, gestionar el programa no consiste únicamente en negociar con proveedores, sino también en entender cómo se comportan los viajeros y qué decisiones pueden ayudar a alcanzar los objetivos de la organización.
Los datos vuelven a tener aquí un papel fundamental. Permiten identificar patrones, detectar oportunidades y comprobar si las medidas adoptadas están produciendo los resultados esperados.
Preparados para lo que viene
La evolución del business travel no parece apuntar hacia un escenario más sencillo. Nuevas formas de distribución, cambios en la oferta, expectativas cada vez mayores por parte de los viajeros y una presión creciente sobre los costes obligan a revisar la manera en que se diseñan y gestionan los programas de viajes. Ante esta realidad, la capacidad de adaptación se convierte en un elemento cada vez más importante.
En BCD trabajamos para que los programas de viajes puedan evolucionar al ritmo de las organizaciones. Combinamos conocimiento del mercado, tecnología, datos y experiencia para ayudar a nuestros clientes a tomar decisiones con más información y adaptar su estrategia cuando las circunstancias lo requieren.e
Porque en un entorno que cambia constantemente, la verdadera ventaja no está en tener un programa cerrado, sino en contar con uno preparado para evolucionar.
