El entorno empresarial es cada vez más dinámico, por ello, contar con una política de viajes corporativos clara y efectiva es más importante que nunca. Sin embargo, muchas organizaciones siguen enfrentándose a un problema recurrente: sus políticas de viajes no se cumplen, no se entienden o, directamente, no funcionan. ¿Por qué ocurre esto? ¿Y qué se puede hacer para evitarlo?
Las causas más comunes del fracaso de las políticas de viajes en las empresas son:
1. Falta de claridad y comunicación
Uno de los errores más comunes es redactar políticas excesivamente complejas, con un lenguaje técnico o escondidas en manuales extensos. Esto genera confusión, frustración y baja adhesión. Además, si no se comunican activamente por diversos medios (correo, webinars, portal móvil), los empleados desconocerán las reglas o las interpretarán inadecuadamente.
Cómo podemos evitarlo:
- Redacta textos breves, sencillos y accesibles en múltiples canales.
- Incluye ejemplos prácticos y FAQs.
- Brinda formación inicial y refuerzos periódicos.
2. Políticas anticuadas o rígidas
Muchas empresas diseñaron sus políticas antes de la pandemia o sin contemplar nuevas modalidades como el bleisure, la sostenibilidad o el poder de negociación con proveedores. El entorno se transform y aparecen nuevas opciones de proveedores, tarifas variables y modalidades híbridas de viaje. Si las políticas no contemplan estos cambios, los viajeros buscarán alternativas por su cuenta .
Cómo podemos evitarlo:
- Actualiza la política cada 6 – 12 meses.
- Integra feedback real de viajeros, gestores y finanzas.
- Ajusta excepciones según nuevas condiciones de mercado, tecnología, regulaciones o beneficios corporativos.
3. Falta de alineación con las necesidades del viajero
La mayoría de incumplimientos de las políticas de viajes responden a la búsqueda de comodidad, seguridad o proximidad a eventos. Si la política ignora la experiencia del viajero (como permitir elecciones limitadas de hotel, vuelos incómodos o largas distancias), se genera desmotivación y evasión.
Cómo podemos evitarlo:
- Permite cierto grado de flexibilidad dentro de límites definidos (ej. nivel de hotel, aerolínea preferida).
- Ofrece tecnología self-booking guiada por la política y adaptada a gustos del viajero.
- Considera beneficios como fidelización de aerolíneas y puntos que incentiven el cumplimiento.
4. Sistemas manuales ineficaces y sin automatización
Los procesos manuales (hojas de cálculo, recibos en papel, reembolsos lentos) suelen causar errores, duplicidades o pérdida de documentación. Además, cuando los sistemas no están integrados (viajes, gastos, RR HH., contabilidad), se generan silos que dificultan el control y análisis.
Cómo podemos evitarlo:
- Implementa herramientas TMS (Travel Management Software) que integren reserva, ejecución y reembolso.
- Usa plataformas móviles con envío automático de recibos y aprobación simplificada.
- Asegura la integración con ERP o sistemas contables para eliminar duplicidades de datos.
5. Falta de monitoreo y medición
Si no existen KPIs claros (cumplimiento, coste por viaje, satisfacción, ahorro), no sabrás dónde fallan las políticas. Sólo con datos podrás identificar tendencias (viajes fuera de política, meses con sobrecostes, aumentos de reembolsos).
Cómo podemos evitarlo:
- Define indicadores clave (porcentaje de viajes en política, coste medio, tiempos de reembolso, puntuación de satisfacción).
- Audita periódicamente el cumplimiento y analiza causas de desvío.
- Ajusta normativas y procesos según los resultados.
6. Seguridad y gestión de riesgos descuidadas
La seguridad del viajero no puede estar fuera de la política. Muchas empresas olvidan incluir procedimientos claros en caso de emergencia, planes de contingencia, cobertura médica o contacto en destino.
Cómo podemos evitarlo:
- Incluye cláusulas sobre “deber de asistencia” y protocolos de emergencia.
- Ofrece seguros integrales y procedimientos de evaluación y alerta previa al viaje.
- Centraliza información médica y de contactos, y asegúrate de que se actualice.
7. No involucrar a stakeholders clave
Las políticas creadas de forma centralizada, sin consultar a usuarios reales (viajeros, gestores, finanzas, recursos humanos, agencias), suelen ser desconectadas y poco prácticas. El resultado: falta de aceptación y errores frecuentes.
Cómo evitarlo:
- Organiza workshops, encuestas y grupos focales con usuarios representativos.
- Itera borradores antes de implementar.
- Asocia un responsable interdepartamental para su mantenimiento y mejora.
8. Aprobación y reembolsos mal implementados
Un proceso de aprobación confuso, con plazos largos o flujos de marginación genera retrasos y descontento. Si los empleados no saben cómo reembolsar o enfrentan bloqueos, buscarán rutas alternativas menos eficientes.
Cómo podemos evitarlo:
- Establece un flujo claro de aprobación, idealmente integrado en la plataforma TMS.
- Establece plazos estándares (ej. 48 h para aprobación; 7 días para reembolso).
- Capacita sobre las reglas, requisitos y consecuencias por incumplimiento.
9. Gasto descontrolado y mala relación con proveedores
Sin una política clara sobre límites, proveedores preferenciales y acuerdos negociados, los costes por viaje pueden descontrolarse. La falta de atención a descuentos o tarifas puede dar lugar a sobrecostes estructurales.
Cómo podemos evitarlo:
- Define topes diarios y categorías de gasto.
- Negocia tarifas con proveedores preferentes.
- Usa tecnología que recomiende automáticamente opciones dentro de la política .
10. Ignorar sostenibilidad y reputación
Cada vez más, las juntas directivas priorizan viajes sostenibles. Si tu política ignora la huella de carbono o prácticas responsables, te quedas fuera de tendencias de mercado y expectativas internas.
Cómo podemos evitarlo:
- Introduce criterios verdes (transporte eficiente, proveedores ecológicos, compensación de carbono).
- Comunica el impacto ambiental que se ahorra gracias a esas prácticas.
- Evalúa proveedores en función de su compromiso sostenible.
11. Falta de visión estratégica
Muchas políticas de viajes nacen como un instrumento táctico para controlar el gasto, pero se quedan allí. No evolucionan hacia un enfoque estratégico que las convierta en una herramienta para impulsar el rendimiento, la sostenibilidad o la experiencia de empleado. Cuando los viajes se gestionan sólo como un coste, se pierden oportunidades de generar valor, fortalecer la cultura organizativa o mejorar el posicionamiento de marca como empleador responsable.
Cómo podemos evitarlo:
- Vincula la política de viajes con la estrategia general del negocio.
- Establece objetivos cualitativos, no solo financieros: impacto ESG, salud del empleado, eficiencia operativa.
- Alinea la movilidad corporativa con iniciativas de transformación digital, talento y expansión de negocio.
- Evalúa el retorno del viaje, no solo el precio del billete.
Las políticas de viajes fallan cuando se diseñan desde la desconexión: con exceso de rigidez, sin comunicación efectiva, sin datos, sin tecnología o sin una mirada amplia sobre lo que significan los viajes en el nuevo mundo del trabajo.
Superar estos retos requiere escuchar a todos los actores, actualizar las políticas con agilidad, respaldarlas con herramientas digitales, automatizar procesos y medir constantemente su impacto. Pero, sobre todo, implica concebir la política de viajes no como un freno, sino como una palanca estratégica para avanzar.
Una empresa que viaja bien es una empresa que se entiende, que cuida a sus personas y que está lista para actuar en un mercado global. Y todo comienza con una política clara, flexible y viva.