Tener una política de viajes corporativos es prácticamente una norma para cualquier empresa con un programa de viajes estructurado. Define qué está permitido, cómo deben reservar los empleados, qué proveedores están aprobados y qué criterios deben seguirse al desplazarse por trabajo. Pero que exista una política no significa necesariamente que siga siendo adecuada. El business travel ha cambiado y, con él, también lo han hecho las necesidades de las empresas, las expectativas de los viajeros y los factores que deben tenerse en cuenta antes de tomar una decisión.
De hecho, según encuestas anteriores realizadas por BCD, el 95 % de los responsables de viajes afirma que su empresa cuenta con una política de viajes publicada. Sin embargo, solo el 15 % señala que esta se basa en indicadores de rendimiento y en el feedback de los viajeros. Esto plantea una cuestión importante: ¿cuándo fue la última vez que revisaste realmente tu política de viajes?
Una política de viajes no debería ser un documento estático
Una política de viajes puede mantenerse durante años prácticamente sin cambios. Se redacta, se aprueba, se comunica a los empleados y pasa a formar parte de los procedimientos habituales de la empresa.
El problema aparece cuando la realidad empieza a cambiar más rápido que las reglas. Nuevas herramientas de reserva, cambios en los hábitos de los viajeros, nuevas prioridades de sostenibilidad, mayor necesidad de flexibilidad, modificaciones en los procesos de aprobación o un entorno internacional más complejo pueden hacer que una política que funcionaba bien hace unos años ya no responda a las necesidades actuales.
Por eso, una política eficaz debe entenderse como un documento vivo, capaz de evolucionar junto al programa de viajes y a la propia organización. Precisamente esta idea ya se había planteado en un articulo anterior: la política debe revisarse periódicamente para comprobar que sigue alineada con los objetivos de la empresa y con la experiencia real de los viajeros. No se trata de cambiar las reglas constantemente. Se trata de asegurarte de que las reglas siguen teniendo sentido.
7 señales de que tu política de viajes necesita una revisión
No existe una frecuencia universal que determine cuándo hay que actualizar una política. Algunas empresas pueden necesitar revisarla anualmente; otras, con mayor frecuencia si operan en mercados especialmente cambiantes.
Más importante que fijar una fecha en el calendario es saber identificar las señales que indican que ha llegado el momento de hacerlo.
1. Han cambiado las necesidades de tus viajeros
El viajero corporativo de hoy no tiene necesariamente las mismas expectativas que hace unos años. La flexibilidad, la facilidad para reservar, la posibilidad de gestionar cambios y la disponibilidad de información en tiempo real tienen cada vez más peso en la experiencia.
Y esto tiene una consecuencia directa para la política: si las reglas no contemplan las necesidades reales de quienes viajan, aumentan las posibilidades de que los empleados busquen alternativas fuera del programa.
Datos elaborados por BCD muestran precisamente que conocer una política no significa necesariamente cumplirla. En una encuesta realizada a más de 1.200 viajeros corporativos, el 95 % sabía dónde encontrar la política de su empresa y el 90 % afirmaba haberla consultado. Sin embargo, dos tercios reconocían reservar fuera de ella.
Cuando existe esta brecha entre conocimiento y comportamiento, no siempre basta con recordar las normas. Puede ser necesario preguntarse si la política está ofreciendo realmente opciones adecuadas al viajero.
2. La política tiene demasiadas excepciones
Las excepciones pueden ser necesarias. No todos los viajes tienen las mismas características y determinadas circunstancias requieren flexibilidad. Pero cuando las excepciones empiezan a convertirse en la norma, quizá sea una señal de que la política necesita evolucionar.
Si los empleados necesitan solicitar autorizaciones constantemente, si determinados perfiles tienen reglas completamente diferentes o si los equipos de viajes dedican demasiado tiempo a decidir qué casos pueden aprobarse, conviene analizar qué está ocurriendo.
Una política bien diseñada debería establecer un marco claro, pero suficientemente flexible para adaptarse a situaciones razonables. El objetivo no es conseguir que el 100 % de los viajes encajen en una regla rígida. Es conseguir que las reglas faciliten las buenas decisiones.
3. Tus empleados reservan fuera de los canales corporativos
Este es uno de los indicadores más claros de que algo merece ser revisado. Cuando un viajero reserva fuera de los canales establecidos, la empresa puede perder visibilidad sobre el gasto, reducir su capacidad de negociación, dificultar la gestión de riesgos y complicar la atención ante una incidencia.
Pero antes de interpretar este comportamiento únicamente como un problema de cumplimiento, conviene buscar la causa: ¿No encuentra el viajero la opción que necesita? ¿El proceso de reserva es demasiado complejo? ¿Las alternativas disponibles son poco competitivas? ¿La política establece límites que no se corresponden con la realidad del mercado? ¿La herramienta corporativa ofrece una experiencia suficientemente sencilla?
Mejorar el cumplimiento pasa por entender qué necesitan los viajeros y asegurarse de que el programa les ofrece opciones adecuadas. Cuando no las encuentran, aumenta el riesgo de que reserven fuera del programa. Por eso, el incumplimiento puede ser también un dato que ayude a mejorar la política.
4. La tecnología ha cambiado, pero tus reglas no
Las herramientas que utilizamos para gestionar viajes han evolucionado considerablemente. Las plataformas de autorreserva, las aplicaciones móviles, las notificaciones en tiempo real, las herramientas de análisis o las soluciones de gestión de riesgos permiten hacer hoy cosas que hace unos años no eran posibles.
La política debería reflejar esa evolución. Por ejemplo, quizá los procesos de aprobación puedan ser ahora más ágiles. Quizá determinadas decisiones puedan automatizarse. Quizá la información sobre riesgos pueda incorporarse directamente al proceso de reserva. O quizá sea posible ofrecer más autonomía al viajero manteniendo el control corporativo. Actualizar la política no significa simplemente añadir nuevas herramientas al documento, sino revisar si los procesos que sustentan la política siguen siendo los más eficientes.
5. Las prioridades de sostenibilidad han cambiado
La sostenibilidad es otro de los ámbitos que está modificando las políticas de viajes corporativos. Durante años, muchas políticas se centraron principalmente en el coste, la seguridad y el cumplimiento. Hoy, cada vez más organizaciones necesitan incorporar también criterios relacionados con las emisiones, los medios de transporte y los objetivos medioambientales de la compañía.
Según encuestas hechas por BCD, menos de la mitad de los responsables de viajes encuestados afirmaba en 2024 que la sostenibilidad estuviera incluida en su política de viajes. Incorporarla no significa prohibir determinados desplazamientos ni hacer que viajar sea más complicado. Puede significar establecer criterios claros para elegir entre avión y tren, priorizar determinadas opciones cuando sean viables, introducir información sobre emisiones en el proceso de reserva o definir objetivos que permitan medir la evolución.
La clave está en convertir los compromisos de sostenibilidad de la empresa en criterios concretos para tomar decisiones de viaje. Una política sostenible debe adaptarse a la evolución de la normativa, la tecnología y las necesidades de reporting.
6. El contexto de seguridad y riesgo ya no es el mismo
La política de viajes también debe tener en cuenta el entorno en el que se desplazan los empleados. Los cambios geopolíticos, las condiciones meteorológicas extremas, las alertas sanitarias o cualquier otra situación que pueda afectar a un destino pueden requerir nuevos procedimientos.
Esto implica revisar qué viajes necesitan aprobación adicional, qué información debe recibir el viajero antes de desplazarse, cómo se gestionan determinadas situaciones y qué papel tienen los equipos responsables de seguridad y Travel Risk Management.
Una política actualizada no tiene que prever todos los escenarios posibles. Pero sí debería establecer un marco que permita reaccionar cuando las circunstancias cambian. Y, sobre todo, debería estar conectada con los sistemas y procesos que permiten localizar, informar y asistir a los viajeros cuando sea necesario.
7. Tu política habla mucho de ahorro y poco de valor
El control del gasto sigue siendo una parte esencial de cualquier programa de viajes. Pero una política centrada exclusivamente en ahorrar puede terminar generando decisiones que no optimizan realmente el viaje.
Una opción más barata puede implicar más tiempo de desplazamiento. Un límite demasiado bajo puede reducir las alternativas disponibles. Una regla excesivamente rígida puede hacer que el viajero busque opciones fuera del programa.
Por eso, una política moderna debería buscar un equilibrio entre coste, experiencia, productividad, seguridad, sostenibilidad y necesidades del negocio. No se trata de gastar más. Se trata de establecer reglas que permitan gastar mejor.
¿Quién debería participar en la revisión?
Actualizar una política de viajes no debería ser responsabilidad exclusiva del travel manager. El viaje corporativo afecta a diferentes áreas de la organización y cada una puede aportar una perspectiva diferente.
Finanzas puede aportar información sobre gasto y control presupuestario. Compras, sobre proveedores y negociación. Recursos Humanos, sobre bienestar y experiencia del empleado. Seguridad, sobre gestión del riesgo. IT, sobre herramientas y procesos digitales. Sostenibilidad, sobre objetivos de emisiones. Y los propios viajeros pueden aportar información imprescindible sobre lo que funciona y lo que no.
La colaboración entre departamentos permite evitar que la política se diseñe desde una única perspectiva. Y hay una razón especialmente importante para incorporar a los viajeros: son quienes viven la política en la práctica.
Si las reglas funcionan sobre el papel, pero generan fricciones durante el proceso de reserva o durante el viaje, tarde o temprano ese problema aparecerá en los datos de cumplimiento, en la satisfacción o en el uso de canales alternativos.
Escuchar al viajero también es gestionar el programa
Una política de viajes no debería construirse únicamente a partir de presupuestos, contratos y normas internas. El feedback de los viajeros puede revelar oportunidades de mejora que los datos económicos no muestran.
Preguntar por la facilidad de reserva, la disponibilidad de opciones, los procesos de aprobación, la gestión de cambios o las situaciones en las que necesitan excepciones puede ayudar a entender por qué determinados comportamientos se producen.
De hecho, los datos extraídos de anteriores informes de BCD muestran que existe una diferencia entre las prioridades de los responsables de viajes y la experiencia de los viajeros. Escuchar no significa aceptar todas las peticiones. Significa disponer de información suficiente para decidir qué merece la pena cambiar y qué debe mantenerse.
¿Está actualizada tu política?
No se necesita esperar a que termine el año para preguntárselo. Se puede empezar revisando algunos indicadores sencillos:
- ¿Cuándo se actualizó por última vez?
- ¿Sigue alineada con los objetivos actuales de la empresa?
- ¿Qué porcentaje de reservas se realiza fuera de los canales corporativos?
- ¿Cuántas excepciones se solicitan y por qué?
- ¿Qué opinan los viajeros de las reglas actuales?
- ¿La política incorpora criterios de sostenibilidad?
- ¿Los procesos de seguridad y asistencia siguen siendo adecuados?
- ¿Las herramientas actuales permiten aplicar la política de forma sencilla?
- ¿Los datos que obtienes te ayudan a tomar decisiones?
Las respuestas pueden mostrarte que tu política funciona perfectamente. O pueden revelar que ha llegado el momento de actualizarla. En ambos casos, revisar es útil. Porque una política de viajes corporativos no debería limitarse a decir qué puede hacer un viajero. Debería ayudar a definir cómo puede viajar mejor la organización.
Una política que evoluciona con tu empresa
El entorno del business travel seguirá cambiando. Cambiarán los costes, las tecnologías, las expectativas de los empleados, las prioridades de sostenibilidad y las circunstancias que afectan a los desplazamientos. Por eso, la mejor política no es necesariamente la que establece más reglas, sino la que evoluciona al mismo ritmo que la empresa y sus viajeros.
En BCD te ayudamos a analizar tu programa de viajes desde una visión global, combinando datos, tecnología, conocimiento del mercado y experiencia para identificar oportunidades de mejora. Porque actualizar una política no consiste simplemente en modificar un documento: consiste en asegurarte de que las decisiones de viaje siguen estando alineadas con las necesidades de tu negocio y de las personas que lo hacen posible.
