Durante los últimos años, las empresas han aprendido a cuestionar muchas de las dinámicas que antes parecían inherentes al trabajo. Las reuniones virtuales han demostrado que no todos los encuentros necesitan ser presenciales y que algunas gestiones pueden resolverse sin desplazamientos. Al mismo tiempo, los viajes corporativos ofrecen conversaciones, relaciones y oportunidades de negocio para las que estar allí presentes sigue marcando la diferencia.
En este contexto, la pregunta ya no debería ser simplemente cuántos viajes realiza una empresa o cuánto consigue reducir su presupuesto. La cuestión es otra: ¿qué viajes merece realmente la pena hacer y cómo podemos conseguir que cada uno aporte el mayor valor posible?
Porque viajar menos puede ser una buena decisión en determinadas circunstancias. Pero convertir la reducción del número de viajes en un objetivo por sí mismo puede llevar a perder de vista algo más importante: el propósito que hay detrás de cada desplazamiento.
Viajar menos no siempre significa optimizar
Reducir viajes puede parecer, a primera vista, una forma sencilla de controlar costes. Menos vuelos, menos hoteles, menos desplazamientos. Sin embargo, el impacto de un viaje no termina en su factura y, del mismo modo, el valor de evitarlo tampoco puede medirse únicamente en el ahorro conseguido.
Una visita a un cliente puede contribuir a cerrar una oportunidad. Un encuentro presencial entre equipos puede acelerar un proyecto. Una reunión de dirección puede facilitar decisiones que se estaban retrasando. Participar en un evento puede generar contactos que se conviertan en negocio. En todos estos casos, el viaje tiene un coste, pero también un posible retorno.
Por ello, una estrategia de viajes madura no debería plantearse únicamente cómo viajar menos, sino cómo viajar con más sentido. El objetivo es identificar qué desplazamientos son necesarios, cuáles pueden sustituirse por otras alternativas y cuáles deberían planificarse de otra manera para obtener un mayor beneficio.
¿Qué viajes aportan realmente valor?
No todos los viajes corporativos responden a la misma necesidad, ni tienen el mismo impacto para la empresa o para la persona que los realiza. Una reunión puntual puede requerir presencialidad porque implica negociar, conocer a un nuevo cliente o fortalecer una relación. En cambio, una reunión interna de seguimiento quizá pueda resolverse perfectamente por videollamada.
También puede ocurrir que varias reuniones independientes puedan concentrarse en un mismo desplazamiento. O que un viaje que tradicionalmente se realizaba durante dos días pueda organizarse de forma más eficiente sin comprometer sus objetivos.
La clave está en entender para qué se viaja. Esto implica mirar más allá del número de desplazamientos y analizar aspectos como:
- Qué objetivo tiene el viaje.
- Qué resultado se espera conseguir.
- Si la presencialidad aporta un valor diferencial.
- Cuánto tiempo requiere el desplazamiento.
- Qué impacto tiene sobre la productividad del empleado.
- Si es posible combinar varias actividades en un mismo viaje.
- Qué alternativas existen cuando viajar no es imprescindible.
Este análisis permite pasar de una visión puramente transaccional del viaje a una visión mucho más estratégica.
Viajar mejor también es gestionar mejor
Una vez decidido que un viaje tiene sentido, aparece una segunda cuestión: ¿está bien diseñado? Dos viajes con el mismo destino pueden tener impactos muy diferentes dependiendo de cómo se planifiquen. Un horario poco adecuado, una conexión innecesaria, un hotel alejado del lugar de trabajo o una mala coordinación pueden convertir un desplazamiento de negocio en muchas horas improductivas.
Aquí la gestión del viaje adquiere un papel fundamental. Anticipar las necesidades del viajero, elegir las opciones más adecuadas, facilitar los cambios cuando sean necesarios o integrar correctamente transporte y alojamiento son decisiones que pueden marcar una diferencia importante.
También lo hace la capacidad de aprovechar mejor el tiempo. Si una persona tiene que desplazarse a otra ciudad, quizá tenga sentido organizar varias reuniones durante esa misma visita en lugar de realizar varios viajes independientes.
No se trata de hacer que el viajero encaje más actividades en menos tiempo. Se trata de diseñar el desplazamiento teniendo en cuenta el objetivo del viaje y el tiempo de la persona. Porque optimizar un viaje no consiste necesariamente en elegir la opción más barata. Consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre coste, tiempo, productividad, experiencia y necesidades del negocio.
Los datos ayudan a decidir mejor
Para saber qué viajes aportan valor, primero hay que conocer cómo se está viajando. Los datos permiten identificar patrones que no siempre son evidentes: rutas frecuentes, destinos con un elevado número de desplazamientos, viajes que se repiten con poca diferencia de tiempo, reservas realizadas fuera de los canales corporativos o trayectos que generan un coste elevado en relación con su utilización.
Pero el verdadero valor de estos datos está en utilizarlos para hacerse mejores preguntas: ¿Estamos concentrando demasiados viajes en determinados destinos? ¿podríamos agrupar determinadas reuniones? ¿hay desplazamientos que podrían sustituirse por una reunión virtual? ¿existen determinados perfiles que necesitan más flexibilidad? ¿estamos eligiendo las opciones más adecuadas para el objetivo de cada viaje?
La tecnología facilita cada vez más este análisis. Sin embargo, tener datos no significa automáticamente tomar mejores decisiones. Es necesario interpretarlos dentro del contexto de cada empresa, de sus objetivos y de la realidad de sus viajeros. Por eso, la gestión de los viajes corporativos necesita combinar información y conocimiento.
La experiencia del viajero también importa
Hablar de optimización no debería llevarnos a pensar únicamente en la empresa. El viajero también forma parte de la ecuación. Un desplazamiento puede cumplir perfectamente con el presupuesto establecido y, sin embargo, resultar poco eficiente para quien lo realiza. Horarios que obligan a salir de madrugada, conexiones demasiado ajustadas, trayectos innecesariamente largos o cambios difíciles de gestionar pueden tener un impacto considerable.
Y ese impacto también tiene consecuencias para el negocio. El tiempo empleado en desplazarse es tiempo que no se dedica a otras tareas. El cansancio puede afectar a la productividad. Una experiencia complicada puede influir en la satisfacción del empleado y, en determinados casos, incluso en su disposición a realizar futuros viajes.
Por eso, viajar mejor implica también cuidar cómo se viaja. No significa ofrecer siempre la opción más cómoda o más cara. Significa establecer criterios que permitan tomar decisiones coherentes con las necesidades de la empresa y de las personas que viajan.
¿Viajar menos o viajar mejor?
No existe una única respuesta para todas las empresas. La pregunta «¿debemos viajar menos?» no tiene una respuesta universal. Una empresa que trabaja principalmente de forma remota puede necesitar pocos desplazamientos presenciales. Otra con una fuerte actividad comercial puede considerar esenciales las visitas a clientes. Una tercera puede concentrar buena parte de sus viajes en eventos, proyectos internacionales o reuniones entre equipos.
Incluso dentro de una misma organización, las necesidades pueden ser diferentes según el departamento, el destino o el objetivo del desplazamiento. Por eso, una estrategia de viajes eficaz no debería construirse a partir de una única regla. Necesita adaptarse al negocio y evolucionar con él.
Esto también implica revisar periódicamente qué está funcionando y qué podría hacerse de otra manera. Los patrones de viaje cambian, las prioridades empresariales también y las herramientas disponibles permiten tomar decisiones cada vez más informadas.
La cuestión no es establecer si viajar es bueno o malo para la empresa. Es entender cuándo el viaje aporta valor y cómo conseguir que ese valor sea mayor que el coste que implica.
De viajar por inercia a viajar con propósito
Durante mucho tiempo, la conversación sobre los viajes corporativos estuvo muy centrada en cuánto se gastaba y cómo reducir ese gasto. Hoy, las empresas tienen la oportunidad de plantear una conversación más amplia.
Viajar menos puede ayudar a reducir costes y emisiones cuando un desplazamiento no es necesario. Pero viajar mejor puede significar mucho más: aprovechar el tiempo, mejorar la experiencia del empleado, reforzar las relaciones con clientes, facilitar la colaboración entre equipos y conseguir que los recursos destinados a viajar tengan un impacto real en el negocio.
El reto, por tanto, no está en establecer un número ideal de viajes. Está en tomar mejores decisiones sobre cada uno de ellos.
En BCD creemos que una gestión eficaz de los viajes corporativos parte precisamente de esa visión: entender las necesidades de cada empresa, combinar datos, tecnología y conocimiento, y poner todo ello al servicio de las personas que viajan.
