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Los riesgos a la hora de viajar cambian con el tiempo, por tanto, también deben hacerlo los programas de viajes establecidos para protegerse de ellos. Una estrategia de gestión de riesgos desarrollada hace cinco años puede no ser lo suficientemente sólida para el entorno de riesgo actual.
La seguridad de los empleados que viajan por negocios es una prioridad fundamental para cualquier empresa. Éstas deben garantizar que sus equipos viajen de manera segura y eficiente, minimizando riesgos y maximizando la productividad. Una evaluación integral de la seguridad de los programas de viajes del viajero es esencial para proteger el activo más valioso de una empresa: las personas.
Evaluación de riesgos previos al viaje
El primer paso para garantizar la seguridad de los viajeros es realizar una evaluación de riesgos antes de que salgan de la oficina. Esto implica investigar la situación política, social y sanitaria del destino; asegurarse de que los empleados estén informados sobre las vacunas necesarias y alertas sanitarias; y verificar que tengan toda la documentación en regla, como visados y seguros de viaje adecuados. Con esta preparación inicial, se pueden anticipar y mitigar muchos riesgos potenciales.
Tecnología y comunicación
La tecnología desempeña un papel crucial en la gestión de la seguridad de los viajeros. Utilizar aplicaciones que permitan el seguimiento en tiempo real de los empleados es fundamental para asegurarse de que puedan ser localizados rápidamente en caso de emergencia.
Además, establecer plataformas de comunicación claras y eficientes para que los viajeros puedan reportar problemas o recibir asistencia inmediata es clave. Así como implementar sistemas que proporcionen actualizaciones de seguridad en tiempo real sobre cualquier cambio en la situación del destino, también es una estrategia eficaz para mantener a los empleados informados y seguros.
Capacitación y preparación
Capacitar a los empleados para que sepan cómo reaccionar ante diferentes situaciones de riesgo es otra parte esencial de un programa de seguridad efectivo. Para ello, puede ser muy productivo organizar talleres que aborden temas como la seguridad personal, la identificación de posibles amenazas y la actuación en situaciones de emergencia.
Los simulacros de emergencia también permiten a los empleados practicar las respuestas ante situaciones críticas. Además, proveer guías de viaje con información relevante sobre costumbres locales, zonas seguras y no seguras, y contactos de emergencia ayuda a los empleados a estar mejor preparados.
Políticas claras y consistentes
Tener políticas de viaje claras y consistentes es fundamental para mantener la seguridad. Una política de viajes bien definida debe incluir directrices sobre cómo actuar en caso de emergencia, procedimientos de comunicación y normas de conducta. Además, establecer un protocolo claro para la evacuación y asistencia médica asegura que los empleados sepan exactamente qué hacer y a quién contactar. Por último, realizar auditorías regulares de los programas de viaje permite identificar áreas de mejora y garantizar que las políticas se sigan correctamente.
Asistencia 24/7
Proveer asistencia continua es crucial para la seguridad del viajero. Tener una línea de asistencia disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, permite que los empleados puedan obtener ayuda en cualquier momento. Contar con proveedores locales que puedan ofrecer apoyo inmediato en caso de problemas, así como establecer un equipo de respuesta rápida que pueda actuar inmediatamente ante cualquier situación crítica, también son componentes esenciales de un programa de seguridad robusto.
Los programas de viajes bien gestionados y más seguros no solo protegen a sus empleados, sino que también mejoran su bienestar y productividad. Al implementar evaluaciones de riesgo, utilizar tecnología avanzada, capacitar al personal, establecer políticas claras y ofrecer asistencia continua, las empresas pueden crear un entorno de viaje más seguro y eficiente. La seguridad de los empleados es la clave para el éxito de los viajes de negocios.