Organizar viajes de negocios con eficacia no siempre es tarea sencilla. Desde los desplazamientos más simples hasta las rutas internacionales más complejas, cualquier detalle puede marcar la diferencia entre una experiencia fluida y un auténtico dolor de cabeza. Y aunque cada empresa tiene sus propios procesos y políticas, hay ciertos errores comunes en la gestión de viajes de negocios que se repiten con frecuencia y que pueden tener consecuencias directas en el rendimiento, los costes y la satisfacción de los empleados.
Identificar los errores más frecuentes en la gestión de viajes de negocios y saber cómo prevenirlos es clave para optimizar recursos, proteger la inversión y garantizar una experiencia de viaje más eficaz y humana.
Falta de comunicación con los empleados
Uno de los fallos más frecuentes en la gestión de viajes es no mantener una comunicación fluida entre la empresa y los empleados que viajan. Ya sea por falta de canales claros o por no priorizar el feedback de quienes se desplazan, la desconexión puede derivar en malentendidos, gastos innecesarios o experiencias negativas.
Consecuencias de una mala comunicación:
- Desinformación sobre las políticas de viaje.
- Dificultades durante imprevistos (cancelaciones, retrasos, emergencias).
- Falta de alineación entre el propósito del viaje y los objetivos de negocio.
Cómo evitarlo:
- Establece canales de comunicación directos: aplicaciones móviles, intranet o chats internos donde los viajeros puedan consultar dudas o informar sobre incidencias.
- Formación continua: organiza sesiones breves o materiales explicativos sobre las políticas de viaje, actualizaciones y buenas prácticas.
- Recogida de feedback: una vez finalizado el viaje, recoge la opinión del viajero. Esto ayudará a mejorar procesos y a detectar puntos de mejora que pueden pasar desapercibidos desde una visión puramente administrativa.
Una buena comunicación no solo previene errores, también fomenta el compromiso del empleado y una percepción positiva del viaje como parte de su desarrollo profesional.
Ignorar las preferencias del viajero
Aunque se trate de un entorno corporativo, los viajes los hacen personas. Y como tal, cada viajero tiene sus preferencias, necesidades y limitaciones. Ignorarlas puede afectar tanto a su bienestar como a su rendimiento durante la misión empresarial.
Errores comunes en este ámbito:
- Reservar vuelos con escalas largas o incómodas para ahorrar costes.
- Elegir hoteles sin valorar la ubicación o los servicios necesarios para el viajero.
- No considerar necesidades alimentarias, médicas o culturales.
Impacto en el viaje:
- Fatiga o estrés que repercuten en el rendimiento.
- Insatisfacción con la política de viajes.
- Mayor probabilidad de incumplimiento de las reservas o gastos no autorizados.
Cómo evitarlo:
- Crea perfiles de viajero personalizados: muchas plataformas de gestión de viajes permiten almacenar preferencias (asientos, hoteles favoritos, aerolíneas preferidas).
- Implementa una política de viajes flexible: un enfoque más humano no tiene por qué estar reñido con la eficiencia. Dar cierto margen a los empleados puede mejorar la experiencia sin elevar los costes.
- Utiliza tecnología con inteligencia contextual: soluciones que aprenden del comportamiento del viajero y sugieren opciones acordes a sus hábitos.
Escuchar al viajero es esencial para conseguir una gestión más eficaz, sostenible y satisfactoria para todos.
No evaluar el ROI de los viajes
Invertir en un viaje de negocios implica costes económicos, tiempo y recursos. Sin embargo, muchas empresas olvidan analizar qué beneficios reales ha tenido ese desplazamiento, más allá de los resultados inmediatos.
¿Por qué es importante medir el ROI de los viajes?
- Permite valorar si el viaje fue realmente necesario.
- Ayuda a planificar futuras acciones similares con mayor precisión.
- Justifica la inversión ante dirección o departamentos financieros.
Errores frecuentes:
- No establecer objetivos claros antes del viaje.
- Falta de seguimiento tras la vuelta del empleado.
- Analizar sólo costes y no beneficios cualitativos (nuevas relaciones, oportunidades, aprendizaje).
Cómo evitarlo:
- Define objetivos previos: cada viaje debe tener una razón clara. Puede ser cerrar una negociación, explorar un nuevo mercado o participar en un evento clave.
- Crea una plantilla de evaluación post-viaje: recoja impresiones, resultados, contactos generados y oportunidades detectadas.
- Utiliza métricas de valor: número de clientes visitados, impacto comercial, ahorro frente a reuniones virtuales, entre otros.
La evaluación del ROI permite a las empresas tomar decisiones más estratégicas y evitar viajes que no aportan un valor tangible.
Otros errores comunes y cómo prevenirlos
Aunque los anteriores son tres de los errores más relevantes, hay otros muchos aspectos a tener en cuenta. A continuación, repasamos algunos adicionales que también impactan en la eficacia de la gestión de viajes de negocios:
No tener una política de viajes actualizada
Una política obsoleta puede generar confusión, gastos innecesarios o incluso riesgos para el viajero. Revísela al menos una vez al año e incluya temas como sostenibilidad, seguridad, límites de gasto y nuevas herramientas digitales.
Escoger herramientas poco intuitivas o ineficientes
La experiencia de usuario en la plataforma de reservas puede marcar la diferencia. Herramientas complejas o lentas no solo desmotivan, sino que aumentan el margen de error. Opte por soluciones ágiles, centralizadas y con buena experiencia de usuario.
Falta de control de gastos en tiempo real
Esperar al cierre de mes para revisar los gastos es una práctica que puede salir cara. Utilice herramientas que permitan seguimiento en tiempo real y con integración con los sistemas de facturación de la empresa.
No contemplar seguros ni asistencia 24/7
Los imprevistos ocurren, y más cuando se trata de viajes. No contar con asistencia global o cobertura adecuada puede convertirse en una fuente de estrés y costes elevados.
La importancia de un partner especializado
Contar con un socio experto en la gestión de viajes corporativos, como BCD Travel, permite a las empresas evitar muchos de estos errores. ¿Por qué?
Porque centraliza todos los servicios en una única plataforma.
Porque pone al viajero en el centro sin descuidar los objetivos del negocio.
Porque ofrece datos, análisis y recomendaciones para mejorar cada etapa del viaje.
Porque garantiza atención humana las 24 horas, los 7 días de la semana.
Viajar por trabajo no debe ser sinónimo de complicaciones. Cuando la gestión es eficiente y humana, los viajes se convierten en una palanca estratégica para crecer, fidelizar y conquistar nuevas oportunidades. En BCD Travel creemos en una gestión inteligente, humana y orientada a resultados. Porque cuando el viaje está bien gestionado, todo fluye.