Un estudio realizado por Wakefield Research en nombre de SAP Concur, según una encuesta a 3.750 viajeros de negocios en 24 mercados globales, nos revela la realidad de los viajeros de negocios dentro del panorama actual del business travel.
El mundo de los viajes de negocios ha cambiado drásticamente en los últimos años. La pandemia, los avances tecnológicos y un entorno económico inestable, han obligado a las empresas a replantearse sus políticas de viaje frente a este panorama. Sin embargo, los viajeros de negocios siguen considerando estos desplazamientos como esenciales, no solo para alcanzar objetivos empresariales, sino para avanzar en sus carreras profesionales. De hecho, según el informe que analizamos en el presente post, el 67% de los viajeros de negocios cree que viajar es fundamental para su desarrollo profesional.
En este contexto, factores como la flexibilidad, la adopción de la inteligencia artificial o el control de costes por parte de las empresas, están definiendo el futuro del sector.
Flexibilidad: un equilibrio complicado
La flexibilidad ha sido históricamente un aspecto crítico en los viajes de negocios, pero en los últimos 12 meses, el 91% de los viajeros ha experimentado restricciones significativas. Estas limitaciones van desde la elección de vuelos y hoteles, hasta la posibilidad de combinar aspectos personales con los viajes laborales.
Impacto en la conciliación laboral y personal
Muchos empleados ven los viajes de negocios como una oportunidad para equilibrar lo laboral y lo personal. Sin embargo, más del 27% menciona que no pueden trabajar en remoto durante viajes personales para evitar tomar días libres adicionales, mientras que el 25% reporta restricciones para añadir días personales a sus viajes laborales.
Estas limitaciones no solo afectan la satisfacción del empleado, sino que también tienen un impacto directo en la productividad. Por ejemplo, el 38% de los viajeros han tenido que cancelar o reprogramar reuniones debido a interrupciones inesperadas, como cambios de itinerario o demoras.
Flexibilidad estratégica
Aunque las empresas están tratando de adaptarse a esta nueva realidad, muchas lo hacen desde una óptica enfocada en los objetivos comerciales. La opción de agregar tiempo adicional al inicio o al final de los viajes, utilizada por el 80% de los viajeros, es un ejemplo de cómo las compañías buscan evitar pérdidas operativas, pero esta medida aún no aborda completamente las necesidades del empleado.
Los costes, en el punto de mira
El control de costes es un aspecto inevitable en las políticas de viaje corporativas. En los últimos años, las empresas han implementado medidas más estrictas para reducir gastos, como la obligación de utilizar transporte público en lugar de taxis o la limitación de vuelos directos.
Reducción de beneficios clave
El informe destaca que el 42% de los empleados percibe que las empresas priorizan los recortes de costes frente a sus necesidades de flexibilidad. Entre las restricciones más comunes se encuentran:
- Vuelos económicos con escalas: Para el 31% de los empleados, esta política implica pérdida de tiempo y un aumento del estrés durante los viajes.
- Estancias en hoteles limitadas: Un 28% indica que no pueden pasar noches adicionales para evitar jornadas excesivamente largas.
Estas medidas, aunque comprensibles desde una perspectiva presupuestaria, generan tensiones internas y pueden impactar negativamente en la satisfacción de los empleados.
Inteligencia artificial: el futuro de los viajes
La tecnología está jugando un papel crucial en la transformación de los viajes de negocios. La inteligencia artificial (IA) ofrece soluciones innovadoras para reducir la carga administrativa, mejorar la experiencia del usuario y optimizar costes.
Alta receptividad, pero con reservas
El 95% de los viajeros de negocios están abiertos a utilizar herramientas basadas en IA para gestionar sus viajes, pero solo el 7% se siente completamente cómodo con estas soluciones. Las preocupaciones incluyen la privacidad de los datos (48%) y el riesgo potencial asociado con decisiones automatizadas (37%).
Capacitación y confianza
Para facilitar la adopción de estas tecnologías, el 38% de los empleados espera recibir formación específica por parte de sus empresas. Además, un tercio (33%) desea tener la opción de utilizar herramientas no basadas en IA si lo prefieren.
La IA no solo promete optimizar los procesos, sino también abordar problemas complejos como la sostenibilidad en los viajes. Las funcionalidades más demandadas incluyen:
- Asistencia para gestionar documentación y visados.
- Herramientas para encontrar opciones de viaje más sostenibles.
- Automatización de reportes de gastos y guías de bienestar y seguridad.
El rol de los travel managers
En este entorno desafiante, los Travel Managers juegan un papel crítico. No solo son responsables de garantizar que los viajes cumplan con las políticas corporativas, sino también de encontrar un equilibrio entre las expectativas de los empleados y las prioridades de la empresa.
Los Travel Managers, por lo tanto, se encuentran influenciados ante esta situación y
el 42% anticipa un aumento en la dificultad de su trabajo debido a políticas más restrictivas. Además, el 36% menciona que la gestión de las expectativas contrapuestas entre empleados y empresas es uno de los mayores retos.
Conclusión
El futuro de los viajes de negocios requiere un replanteamiento estratégico que priorice tanto los objetivos corporativos como las necesidades de los empleados. La flexibilidad, la sostenibilidad y la tecnología serán elementos clave para lograr este equilibrio.
Al adoptar soluciones como la IA y redefinir las políticas de flexibilidad, las empresas pueden no solo mejorar la satisfacción de los empleados, sino también aumentar la eficiencia y el retorno de inversión de sus programas de viaje. En última instancia, el éxito dependerá de cómo las compañías logren alinear sus prioridades con las expectativas de los viajeros de negocios.